Was unsere Kundinnen wirklich verändert haben
Viele Beschreibungen von HR-Digitalisierung bleiben abstrakt. In unseren Projekten erleben wir jedoch sehr konkrete Ausgangslagen: manuelle Onboarding-Listen, widersprüchliche Datenstände, unklare Rollen in Genehmigungswegen. Diese Seite zeigt ausgewählte Fälle, in denen aus solchen Situationen tragfähige digitale Strukturen entstanden sind.
Kurz austauschenAusgewählte Projekte aus HR-Digitalisierung und Corporate Technology
Die hier gezeigten Fallstudien sind bewusst detailliert beschrieben, damit nachvollziehbar wird, wie Entscheidungen zustande kamen und welche Kompromisse unterwegs nötig waren. Sie dienen als Referenzrahmen, um eigene Vorhaben einzuordnen und typische Stolpersteine früh zu erkennen.
Die ausgewählten Projekte zeigen unterschiedliche Ausgangslagen, Branchen und Größen, haben
jedoch eines gemeinsam: Es ging nie nur um die Einführung eines weiteren Tools, sondern um
das Zusammenspiel von Prozessen, Rollen und Technologie. Jede Fallstudie beschreibt, welche
Probleme sichtbar wurden, welche Entscheidungen gemeinsam getroffen wurden und wie der
Alltag nach der Umsetzung aussah.
Fokusprojekt
HR-Digitalisierung
Vom Tabellen-Onboarding zu einem strukturierten digitalen Einstieg
Ein wachsendes Technologieunternehmen nutzte verschiedene Tabellen und
E-Mail-Vorlagen, um neue Mitarbeitende an Bord zu holen. Verantwortlichkeiten
waren unklar, Fristen wurden übersehen und Führungskräfte hatten keinen
Überblick über den Status. Gemeinsam mit HR, IT und Fachbereichen definierten
wir einen Ende-zu-Ende-Onboardingprozess, der bestehende Systeme einband.
Schritt für Schritt wurden Aufgaben gebündelt, Zuständigkeiten festgelegt und
ein zentrales Dashboard eingeführt, das Transparenz über alle laufenden
Einstiege schafft.
HR Core
Workflow Engine
Identity Management
Fokusprojekt
Systemkonsolidierung
Zersplitterte HR-Systemlandschaft in ein nachvollziehbares Setup überführt
Ein etabliertes Unternehmen hatte über die Jahre mehrere HR-Tools für Recruiting, Zeitwirtschaft und Performance eingeführt. Daten wurden mehrfach gepflegt, Berichte waren aufwendig und niemand hatte ein vollständiges Bild. In Workshops analysierten wir die bestehende Landschaft, identifizierten redundante Funktionen und legten ein Zielbild mit klaren Systemrollen fest. Anschließend wurden Schnittstellen neu strukturiert, Berechtigungen überarbeitet und ein gemeinsames Reporting-Set definiert, das verlässliche Kennzahlen liefert.
HR Suite
Integrationsplattform
Analytics Layer
Vom diffusen Schmerzpunkt zum strukturierten HR-Digitalprojekt
Ein exemplarischer Projektverlauf zeigt, wie aus einer unscharfen Unzufriedenheit mit
HR-Prozessen ein strukturiertes Digitalvorhaben wurde, das Technik, Rollen und Daten
gemeinsam betrachtet.
-
Ausgangslage und erste Bestandsaufnahme
Ein mittelständisches Unternehmen meldete sich mit der Beobachtung, dass Onboarding und Stammdatenpflege zunehmend unübersichtlich wurden. Unterschiedliche Abteilungen nutzten eigene Listen, E-Mail-Vorlagen und Ablagestrukturen. In Interviews und Prozessbeobachtungen wurde deutlich, dass nicht fehlender Einsatz der Teams das Problem war, sondern fehlende Abstimmung und unklare Verantwortlichkeiten. Dieser Befund war Ausgangspunkt für die weitere Arbeit.
-
Zielbild und Prozessdesign
Gemeinsam mit HR, Fachbereichen und IT erarbeiteten wir eine Ende-zu-Ende-Sicht auf die betroffenen Prozesse. Statt sofort neue Tools einzuführen, wurden zunächst Rollen geklärt, Übergaben vereinfacht und Medienbrüche sichtbar gemacht. Daraus entstand ein Zielbild, das definierte, welche Aufgaben in welchem System stattfinden sollen und welche Informationen zu welchem Zeitpunkt vorliegen müssen, damit Entscheidungen getroffen werden können.
-
Pilotierung, Rollout und Alltag
Auf Basis des Zielbilds wurden Konfigurationen in bestehenden Systemen angepasst, ergänzende Workflows eingeführt und ein gemeinsames Reporting-Set definiert. Ein Pilotbereich testete die neuen Abläufe, Feedback wurde systematisch gesammelt und in mehreren Schleifen eingearbeitet. Erst danach erfolgte die schrittweise Ausweitung auf weitere Bereiche. Die Organisation gewann dadurch nachvollziehbare Prozesse, klarere Zuständigkeiten und verlässlichere Daten, ohne ihre Kultur zu verlieren. Ergebnisse können je nach Kontext abweichen.
"Wir hatten zuvor mehrere Anläufe zur Digitalisierung unserer HR-Prozesse unternommen und waren jedes Mal in Details stecken geblieben. Im Projekt mit Thyaninfamvamruaszu half uns vor allem die klare Struktur: Erst Probleme sortieren, dann Prozesse skizzieren, erst danach über Tools sprechen. So konnten wir Entscheidungen treffen, hinter denen HR, IT und Führung gemeinsam standen."
L
Leiterin HR
Verantwortliche für Personal und Organisation
HR-Projekt
Pragmatisch und klar strukturiert
Was Sie aus den Projekten für Ihre eigene HR-Digitalisierung mitnehmen können
Die Fallstudien zeigen wiederkehrende Muster, aus denen sich konkrete Handlungsempfehlungen
ableiten lassen, ohne Ihre Situation zu vereinfachen.
Stakeholder und Entscheidungswege bewusst strukturieren
Projektstart
Zu Beginn eines HR-Digitalprojekts besteht die Versuchung, direkt über Funktionen und Anbieter zu sprechen. Erfahrungswerte aus unseren Fallstudien zeigen jedoch, dass ein anderer Startpunkt stabiler ist. Sammeln Sie zunächst die Perspektiven der Beteiligten: HR, Führung, Betriebsrat, IT und gegebenenfalls Mitarbeitende aus dem Alltag. Dokumentieren Sie, welche Probleme jede Gruppe sieht und welche Erwartungen mit einer möglichen Lösung verbunden sind. Legen Sie anschließend fest, wer in welcher Rolle Entscheidungen trifft, wer konsultiert wird und wer informiert werden muss. Ein klar definierter Entscheidungsweg reduziert spätere Schleifen und verhindert, dass Projekte an verdeckten Einwänden scheitern.
Stakeholder früh einbinden
Rollen klar beschreiben
Entscheidungsrunden planen
frühzeitig
mittel
Prozesse, Daten und Systeme gemeinsam denken
Prozessdesign
Bevor konkrete Tools konfiguriert oder ausgewählt werden, lohnt sich ein nüchterner Blick auf die betroffenen Prozessketten. Skizzieren Sie, welche Schritte heute durchlaufen werden, wer beteiligt ist und welche Informationen an welcher Stelle benötigt werden. Markieren Sie bewusst, wo Medienbrüche oder Doppelarbeiten entstehen. Anschließend priorisieren Sie die wichtigsten Datenpunkte, statt jeden möglichen Wert zu erfassen. Definieren Sie, welches System für welche Aufgabe führend ist und wie andere Systeme angebunden werden. Diese Vorarbeit macht spätere technische Entscheidungen vergleichbar und reduziert Überraschungen in der Implementierung.
Prozesse grob skizzieren
Datenpunkte priorisieren
Systemrollen definieren
vorab
mittel
Pilotprojekte bewusst gestalten und auswerten
Umsetzung
In vielen Fallstudien zeigt sich, dass ein begrenzter Pilotbereich hilft, Annahmen zu testen, ohne die gesamte Organisation zu überfordern. Wählen Sie einen Bereich, der repräsentativ für typische Abläufe ist und gleichzeitig offen für Veränderungen. Vereinbaren Sie im Voraus, welche Fragen der Pilot beantworten soll und wie Feedback gesammelt wird, etwa durch strukturierte Interviews oder kurze Umfragen. Bündeln Sie Anpassungen in klaren Paketen, statt jede Rückmeldung sofort umzusetzen. So bleibt das Projekt steuerbar und die Beteiligten sehen, dass ihre Rückmeldungen ernst genommen werden, ohne dass die Lösung beliebig wird.
Pilotbereich auswählen
Feedback strukturieren
Anpassungen bündeln
schrittweise
einfach
Wie aus gewachsenen HR-Strukturen tragfähige digitale Arbeitsweisen wurden
In nahezu jedem Erstgespräch hören wir denselben Satz: Unsere Situation ist wahrscheinlich
komplizierter als bei anderen. Die Praxis zeigt jedoch, dass sich viele HR-Digitalprojekte
auf wiederkehrende Muster zurückführen lassen. Die Fallstudien auf dieser Seite machen diese
Muster sichtbar. Sie zeigen, wie gewachsene Prozesse, unterschiedliche Interessen und
technische Altlasten in eine gemeinsame Entscheidungsgrundlage überführt werden. Wichtig ist
uns dabei, nicht nur Ergebnisse zu beschreiben, sondern auch die Spannungen, die auf dem Weg
dorthin adressiert werden mussten. So entsteht ein realistisches Bild davon, was in drei bis
fünf Jahren tragfähig sein kann – und wo bewusste Kompromisse notwendig sind.
1
Ausgangslage, Spannungsfelder und digitale Bruchstellen verstehen
Zu Beginn jedes Projekts sammeln wir die unterschiedlichen Sichtweisen auf das Problem: HR, Führung, Betriebsrat, IT und oft auch Mitarbeitende, die täglich mit den Prozessen arbeiten. Wir kartieren bestehende Abläufe, Systeme und Schnittstellen und halten fest, wo Reibung entsteht. Statt sofort Lösungen zu diskutieren, geht es zunächst darum, ein gemeinsames Bild der Realität zu schaffen, inklusive Annahmen, offenen Fragen und Abhängigkeiten.
vier bis sechs Wochen
1
Ausgangslage, Spannungsfelder und digitale Bruchstellen verstehen
Zu Beginn jedes Projekts sammeln wir die unterschiedlichen Sichtweisen auf das Problem: HR, Führung, Betriebsrat, IT und oft auch Mitarbeitende, die täglich mit den Prozessen arbeiten. Wir kartieren bestehende Abläufe, Systeme und Schnittstellen und halten fest, wo Reibung entsteht. Statt sofort Lösungen zu diskutieren, geht es zunächst darum, ein gemeinsames Bild der Realität zu schaffen, inklusive Annahmen, offenen Fragen und Abhängigkeiten.
vier bis sechs Wochen
2
Prozessketten fokussieren und technisches Zielbild schärfen
Auf Basis der gesammelten Einsichten priorisieren wir wenige, aber entscheidende Prozessketten, etwa Recruiting, Onboarding oder Stammdatenpflege. Gemeinsam mit den Teams definieren wir, welche Schritte standardisiert werden können und wo bewusste Flexibilität bleiben soll. Erst dann prüfen wir, welche Rolle bestehende Systeme spielen und ob Ergänzungen notwendig sind. Das Ergebnis ist eine übersichtliche Roadmap mit klaren Entscheidungspunkten und Verantwortlichkeiten.
sechs bis zehn Wochen
2
Prozessketten fokussieren und technisches Zielbild schärfen
Auf Basis der gesammelten Einsichten priorisieren wir wenige, aber entscheidende Prozessketten, etwa Recruiting, Onboarding oder Stammdatenpflege. Gemeinsam mit den Teams definieren wir, welche Schritte standardisiert werden können und wo bewusste Flexibilität bleiben soll. Erst dann prüfen wir, welche Rolle bestehende Systeme spielen und ob Ergänzungen notwendig sind. Das Ergebnis ist eine übersichtliche Roadmap mit klaren Entscheidungspunkten und Verantwortlichkeiten.
sechs bis zehn Wochen
3
Pilotierung, Anpassung und schrittweise Skalierung
In einem nächsten Schritt werden Prototypen, Konfigurationen oder Pilotprozesse aufgesetzt und in einem begrenzten Rahmen getestet. Wir achten darauf, dass Feedback strukturiert eingeholt und dokumentiert wird, statt sich nur auf Einzelstimmen zu stützen. Auf dieser Grundlage werden Anpassungen vorgenommen, Governance-Regeln geschärft und Schulungsbedarfe sichtbar. Erst wenn diese Phase tragfähig ist, werden weitere Bereiche angebunden oder zusätzliche Funktionen aktiviert.
drei bis fünf Monate
3
Pilotierung, Anpassung und schrittweise Skalierung
In einem nächsten Schritt werden Prototypen, Konfigurationen oder Pilotprozesse aufgesetzt und in einem begrenzten Rahmen getestet. Wir achten darauf, dass Feedback strukturiert eingeholt und dokumentiert wird, statt sich nur auf Einzelstimmen zu stützen. Auf dieser Grundlage werden Anpassungen vorgenommen, Governance-Regeln geschärft und Schulungsbedarfe sichtbar. Erst wenn diese Phase tragfähig ist, werden weitere Bereiche angebunden oder zusätzliche Funktionen aktiviert.
drei bis fünf Monate
4
Betrieb, Weiterentwicklung und bewusste Begrenzung sichern
Nach der Einführung begleiten wir Teams dabei, die neuen Arbeitsweisen im Alltag zu stabilisieren. Dazu gehören klare Verantwortlichkeiten für Datenqualität, ein realistischer Rhythmus für Weiterentwicklungen und ein transparentes Backlog für Änderungswünsche. Gemeinsam mit den Verantwortlichen wird definiert, welche Kennzahlen regelmäßig betrachtet werden und wie neue Anforderungen bewertet werden, damit die Systemlandschaft nicht erneut unübersichtlich wird.
laufend vereinbart
4
Betrieb, Weiterentwicklung und bewusste Begrenzung sichern
Nach der Einführung begleiten wir Teams dabei, die neuen Arbeitsweisen im Alltag zu stabilisieren. Dazu gehören klare Verantwortlichkeiten für Datenqualität, ein realistischer Rhythmus für Weiterentwicklungen und ein transparentes Backlog für Änderungswünsche. Gemeinsam mit den Verantwortlichen wird definiert, welche Kennzahlen regelmäßig betrachtet werden und wie neue Anforderungen bewertet werden, damit die Systemlandschaft nicht erneut unübersichtlich wird.
laufend vereinbart
Fallstudien als Vorlage für Ihre nächsten Digitalentscheidungen nutzen
Viele Teams kennen den Moment, in dem Tabellen, E-Mails und isolierte Tools nicht mehr ausreichen, aber niemand genau sagen kann, wo ein realistischer Einstieg in die HR-Digitalisierung liegt. Die hier gezeigten Fallstudien machen diesen Einstieg greifbar: Sie zeigen, welche Fragen wir stellen, wie wir mit Unsicherheiten umgehen und welche Entscheidungen am Ende tatsächlich getroffen wurden. Wenn Sie sich in einer der Situationen wiederfinden, können wir gemeinsam prüfen, wie ein vergleichbarer Pfad in Ihrer Organisation aussehen könnte. In einem strukturierten Walkthrough gehen wir Schritt für Schritt durch die Ausgangslage, die Abwägungen und die gewählten Lösungen und übertragen die relevanten Elemente auf Ihre Rahmenbedingungen.
HR und IT gemeinsam
Ende-zu-Ende Prozesse
Dokumentierte Entscheidungen